10 May, 2013

Twee kortverhalen;

1. Water in de vergadering: Onlangs was ik aan de slag bij de overheid waar we met 3 collega’s en 1 interne expert een vergaderzaal hadden geboekt. Daar bestaat een procedure voor die vereist dat je op voorhand het volgende aanvraagt: welke zaal, hoeveel deelnemers, koffie, tee en waterkeuze. Helaas was onze contactpersoon vergeten om water aan te kruisen op het formulier. We spreken de man aan die voor de catering instaat, met de vraag of hij ons een fles plat water kan brengen. Vriendelijk, correct maar met de angst in zijn ogen, antwoordt hij dat dat niet zal gaan want dat als die fles niet op voorhand besteld is, dat hij die dan niet mag geven. Onze interne expert vraagt hoeveel dat voor een volle fles kost en wil er meteen voor betalen. Dat kan niet.

Een tijdje later komt de man terug om ons te zeggen dat hij misschien een fles kan regelen. En inderdaad, 15 minuten later komt hij ons van de uitdroging redden. Wij nemen de fles, zonder bijbetalen, dankbaar in ontvangst.

 

Even rekenen vanuit situatie 1:

Kost fles water: 0,70 cent

Kost/minuut loon expert: 0,66

Kost/minuut arbeider: 0,4

Kost/minuut loon voor 3 consultants: 9

Bestelling en boeking zaal (10 min), discussie, vertraging en onderhandeling gerekend (10 min) kom ik aan een kost van 107,2 euro voor een fles water van 0,70 cent.

Zou het niet eenvoudiger zijn dat er gewoon elke ochtend iemand alle zalen, die toch voor 95% gebruikt worden, bevoorraadt met voldoende water. Misschien was de redenering achter deze procedure, gebaseerd op wantrouwen. Het zou immers kunnen dat wij zo een fles water meenemen, of erger nog dat we dan 3 flessen drinken ipv 1. Nu moest de man voor ons zijn boekje te buiten gaan, en heeft wellicht een andere afdeling van dezelfde overheid, 0,70 eurocent in rekening gekregen.

Besluit: Misschien eens kijken vanuit systemisch perspectief en wellicht deze procedure afschaffen. Hoe zou het zij als we vertrouwen dat mensen doen wat nodig is. Dat zou ons pas besparen.

 

2. Vergaderzalen boeken: Voor een coaching gesprek met 2 interne managers van een “consumer goods” reus, gingen Saskia en ik naar de mooie en technologisch goed uitgeruste vergaderzalen van onze klant. De procedure was net veranderd. Zalen die gereserveerd werden, moesten vanaf nu onderling verrekend worden. Deze zalen vielen immers onder een ander budget, dat van de nabijgelegen afdeling.

Effect was dat de zalen vanaf nu leeg stonden want niemand wou dat van zijn budget zien verdwijnen. Een ander neveneffect was dat iedereen nu vergaderde bij elkaar op de hoeken van de bureau’s. En dat wij de kans kregen om met ons 4 het halve gebouw af te lopen op zoek naar een vrij bureau waar we ongestoord en persoonlijk konden werken, tot iemand ons daar zou komen wegroepen omdat dat gratis bureau gereserveerd is.

Analyse van situatie 2: de rondloopoefening zal wellicht nog duurder uitvallen dan de schijnbare besparing van de kost van de vergaderzaal. Alleen is die kost niet op die manier gebudgeteerd. Bovendien is het nog steeds de gewoonte in grote organisaties dat je een slecht figuur slaat als manager, als je op het einde van het jaar je budget niet op krijgt. Snel spenderen is dan de boodschap.

Kan er eens iemand becijferen, hoeveel organisaties verliezen aan al deze budgetteringsinspanningen per afdeling? Wie hoeft dan nog in het belang van het bedrijf te kijken?  😕

Besluit: ik durf pleiten voor een systemische kijk, globaal, over de vakjes, afdelingen en compartimenten heen. Ik noem dat graag een afgeronde benadering van organiseren, een invulling van organisaties van de toekomst. Weldra meer daarover, mijn vierkant en rond verhaal begint in de praktijk te rijpen.